Für große und mittlere Apotheken stellt sich inzwischen nicht mehr die Frage, ob ein Kommissionierautomat installiert wird oder nicht. Viel mehr ist die Frage, welcher Anbieter genommen wird.

Aber auch kleinere Apotheken interessieren sich vermehrt für Automaten, da Personal ein entscheidender Kostenfaktor in Apotheken ist.

Inzwischen gibt es sieben Kommissionierautomaten-Anbieter. Anders, als bei einer
Warenwirtschaft, bei der der Ablauf in der Apotheke ziemlich vorgegeben ist (Abverkauf, Bestellung, Wareneingang) unterscheiden sich die Anbieter erheblich in Ihrer Arbeitsweise, sowohl beim Ein- wie Auslagern.

Bei der Auswahl kann Sie auch ein neutraler Berater, wie z.B. Herr Dipl.Ing. Senkler unterstützen und/oder Sie sehen sich vor Ort Referenzapotheken von verschiedenen Anbietern an, bei denen der Automat schon längere Zeit installiert wurde. Da es sich um immerhin ca. 120.000 Euro (nach oben keine Grenzen) handelt, sollten Sie sich die Entscheidung sehr genau überlegen und z.B. nicht nur auf den Automaten, sondern auch auf die Transportwege zur Kasse, achten.

1. Wie schnell lagert der Automat aus/ ein?

2. Was passiert bei Stromausfall?

3. Wie finde ich eine Packung bei chaotischer Einlagerung wieder?

4. Wie ist das Zusammenspiel zwischen Warenwirtschaft und Automat?

5. Wie ist das mit der Gewährleistung und Wartung?

6. Wie lange dauert der Einbau?

zu 1.

Meine Gegenfrage wäre dann, warum soll er SCHNELL auslagern? Sie möchten doch vor allem beim Kunden stehen bleiben und ein Ansprechpartner für ihn sein. Da ist es m.E. egal, ob Sie 15 oder 18 sec. auf die erste Packung aus dem Automat warten, oder?

Beim Einlagern gibt es zwei Möglichkeiten.
Entweder lagert die Apotheke vollautomatisch ein oder mit einem Halbautomaten. In etwa kann man diese Vorgehensweise mit einer Anschaffung von POR oder POS vergleichen. Bei einem Vollautomat wird die angelieferte Ware des Großhandels, der Automatenware in einer Extralieferung anliefert, in das Rondell des Automaten geschüttet und dort vollautomatisch eingelagert (angenommen, vermessen, weggeräumt).
Ware, die nicht mit der Bestellung übereinstimmt, wird in eine Extrakiste ausgegeben. Nur diese Artikel werden also noch vom Personal bearbeitet.

Die Übergabe der Daten an die Warenwirtschaft erfolgt und somit ist der Wareneingang verbucht.

Die zweite Möglichkeit, ein Halbautomat bedeutet, Ihr Personal legt jeden Artikel auf ein Band oder in einen Schrank und dieser wird dann vom Automaten „abgeholt“ und eingelagert.

Die Entscheidung, ob Sie sich einen Voll- oder Halbautomaten anschaffen hängt meist von der Entscheidung des Handlings mit den Verfalldaten ab. Möchten Sie packungsgenaue Überwachung der Verfalldaten, kommt derzeit ein Vollautomat für Sie nicht unbedingt in Frage, da das Verfalldatum noch nicht automatisch ausgelesen werden kann. Selbstverständlich kann die Automatensoftware z.B. ein fiktives Datum eintragen, so dass Sie trotzdem eine gewisse Übersicht über Verfalldaten behalten.

Damit stellt sich also nicht mehr die Frage, WIE lange das Einlagern dauert. I.d.R. wird das Konzept so aussehen, dass eine Kraft VOR Apothekenbeginn die Wannen in den Automat gibt und dieser automatisch diese wegräumt. Das Apothekenpersonal, welches dann morgens kommt, prüft die „ausgelagerten Artikel des Wareneingangs, also die ‚Artikel, die nicht mit der Bestellung übereinstimmte“ und verbucht noch den Auftrag. Tagsüber erhält diese Apotheke dann nur noch Kundenbestellungen geliefert.

Der Vorteil dieses Konzeptes ist, dass es nicht mehr diese ständige Unruhe gibt, weil Ware weggeräumt werden muss. Das Personal ist frei für andere Arbeiten.

Zu 2. und 3.

Die beliebteste Frage ist die nach einem Arbeiten während eines Stromausfalles.

Meine Gegenfrage: Wie oft hatten Sie in den letzten 10 Jahren einen Stromausfall? Was machten Sie in dieser Zeit mit Ihrer automatischen Eingangstüre, mit Ihrem Licht, mit Ihrer Warenwirtschaft und – vor allem – wie wollen Sie ohne Strom einem Kunden noch sagen, was er für ein Medikament erhält und was es kostet? Ohne Warenwirtschaft ist eine Abgabe bzw. Berechnung gar nicht mehr möglich.

Trotzdem haben natürlich Automatenanbieter eine Möglichkeit geschaffen, wie Sie weiterarbeiten können.
Die häufigste Sicherheit ist, dass eine Datensicherung ständig mitläuft. Sie können also den Datensicherunsstick jederzeit in ein Notebook stecken, welches mit Batterie läuft, und sehen genau, wo welche Packung liegt.


Zu 4.

Inzwischen gibt es eine Standardschnittstelle zu allen relevanten Warenwirtschafts-anbietern. Die Schnittstelle müssen Sie bei Ihrem Warenwirtschaftsanbieter bezahlen. Sie liegt in etwa bei 2.500 Euro.


Zu 5.

Wartungsverträge und Allgemeine Geschäftsbedingungen sollten Sie sich genau ansehen. Hier gibt es noch die größten Unterschiede. Nehmen Sie sich Zeit und lesen Sie sich diese genau durch. Verstehen Sie etwas nicht, nachhaken und sich dies schriftlich bestätigen lassen.

Inakzeptabel wäre z.B. dass nur Werktags Hotline zur Verfügung steht oder das keine Vollgarantie während der Wartungsvertragszeit geleistet wird. Ich habe schon Verträge gesehen, in denen nur bis 1.500 Euro Gewährleistung stand. Alles andere hätte die Apotheke bezahlen müssen.


Zu 6.

Die Einbauzeit beträgt i.d.R. eine Woche. Bedenken Sie, dass i.d.R. der Platz der bisherigen Ziehschränke dafür verwendet wird. Wohin also mit der Ware bis der Automat bestückt werden kann? Wie finden Sie die Artikel schnell für Ihre Kunden während der Umbauphase?

Wichtig ist auch zu wissen, dass Sie z.B. für 10.000 Packungen ca. 4 Tage für die Ersteinlagerung benötigen: 4 x Tag und Nacht! Gehen Sie davon aus, dass ungefähr 200 Packungen pro Stunde eingelagert werden können, incl. der Eingabe der Verfalldaten. Bei einer Ersteinlagerung kommt dazu, dass Sie sich die Ware, die aus den Ziehschränken oder anderen Lagerorten kommen, genauer ansehen und evtl. verknüpfte Eintragungen z.B. keine Kommissionierware – Lagerkennzeichensetzung etc. vornehmen. Dies bedeutet wesentlich mehr Zeit, als nur später dann bei der täglichen Einlagerung.

Auch sind „schleichende“ Einlagerung nur dann möglich, wenn Sie den Automaten nicht an den Platz der Ziehschränke stellen, sondern in den Keller oder den 1. Stock. Beachten Sie aber in diesem Fall, dass die Wareneingangsware ständig ZUM Automaten gebracht werden muß! Planen Sie also den Standort vorher genau und verlassen sich da nicht auf die „verkäuferische“ Aussagen, dass nach dem Kauf alles so einfach wäre bzw. einfach umzustellen sei.

1. Das Platzproblem

2. Kunden gehen mir Ihrem Rezept bei Wartezeiten gleich in die nächste Apotheke

3. Bestandsdifferenzen vermeiden

4. Zusatzverkauf nutzen, Kunden binden

5. Knappes Personal richtig einsetzen

Kauft ein Apotheker einen Automat, so ist häufig das Platzproblem der Grund hierfür. Man möchte umbauen, um mehr Platz für den Kunden zu haben. Leider erlebe ich immer wieder, dass die vielen anderen wichtigen Änderungen, die ein Automat mit sich bringt, nicht oder nicht genug genutzt werden.

Der wichtigste Grund, neben dem Platzbedarf, einen Automaten anzuschaffen:

I.d.R. sind im HV ein- bis zwei Kassen besetzt. Das bedeutet für den Kunden, er kommt in die Apotheke und wird sich an die Kasse stellen, an der ein Bediener steht. Er übergibt das Rezeptblatt oder äußert seinen Wunsch. Der Bediener geht weg und holt die Packung.

Kommt nun ein zweiter Kunde, so wird sich dieser an der zweiten Kasse anstellen, in der Hoffnung, es kommt kurzfristig Jemand zu ihm. Ist das so, dann kann es sein, dass der erste Bediener noch nach den Packungen sucht und der zweite Bediener dann für den zweiten Kunden auch „wegläuft“.

Ergebnis: würde ein dritter Kunde die Apotheke betreten, so sieht er zwei Kunden vor sich, jedoch Keinen der bedient !

Hat nun der Kunde die Möglichkeit, in der Nähe dieser Apotheke in eine andere zu gehen, so wird der dritte Kunde wahrscheinlich gleich weitergehen, ohne warten zu wollen.

Dies halte ich für den entscheidenden Grund, einen Automaten anzuschaffen: Beim Kunden stehen zu bleiben und so eine wesentlich kundenfreundlichere Atmosphäre zu schaffen.

Die Argumente Zusatzverkauf oder umfangreiche Beratung halte ich nicht für die entscheidende Frage. Sehr wichtig ist jedoch die soziale Komponente, das Gespräch an sich. Häufig ist die Apotheke der einzige Ansprechpartner für ältere einsame Leute. Natürlich wird gerade diese Zielgruppe vermehrt Apotheken MIT Automaten aufsuchen, weil ein Gespräch möglich ist und nicht das Apothekenpersonal permanent in den Bildschirm sieht und dann wegläuft, um die Packung zu holen. Die Ruhe, das vertrauliche Gespräch, dass ist es, was diesen Kundenstamm hält oder zum Neukunden werden lässt.

3. Bestandsdifferenzen

Ein sehr großes Ärgernis in vielen Apotheken. Softwarefehler halte ich aufgrund meiner jahrelangen Erfahrungen nicht verantwortlich für Bestandsdifferenzen, jedoch die „künstlerische Freiheiten“, die manche Anbieter zulassen. Die Grundeinweisung ist meist schon lange her und das gut geschulte Personal hat zwischenzeitlich gewechselt. Jeder neue Mitarbeiter kennt also nur das, was ihm das vorhergehende Personal mitteilt. Bringt man dann noch seine eigenen Erfahrungen mit einer EDV ggf. aus einer anderen Apotheke, ist ein „Fehlverhalten“ was bestandsrelevante Arbeiten angeht, vorprogrammiert.

Dadurch, dass die Automatisierung viele Arbeiten in einer Apotheke vereinfacht und somit das Eingreifen des Personals verhindert, kommt es bereits dadurch zur erheblichen Reduzierung von Bestandsdifferenzen. Auch der Wegfall von vermehrten Lagerorten oder Übervorratsorten entfällt, da möglichst Alles ja in den Automaten kommen soll, und somit entfällt auch diese Fehlerquelle und somit auch damit die mögliche Bestandsdifferenz.

Ist ein Automat angeschafft, ist nicht nur ein anderer Lagerort vorhanden. Es muss ein Konzept eingeführt werden, damit nicht alles beim alten bleibt.

Auch hier möchte ich aus meiner über 20-jährigen Erfahrung im Apotheken-EDV-Bereich berichten:
Apotheken haben POS eingeführt, arbeiten aber immer noch so, als wenn Sie den „Klebe-Lauer“ hätten. Warum ist das so?

I.d.R. verfügt der Inhaber nicht über die Kenntnis, WAS seine Mitarbeiter im gesamten Warenwirtschaftskreislauf tun. Hätte er diesen Überblick, so würde er sich hinterfragen, wo denn die Zeit geblieben ist, die freigeworden ist, weil Arbeiten weggefallen sind.

z.B. die Zeit für die ständige schubweise Kontrolle, ob Artikel zum Verfall anstehen. Dies macht die EDV = Ausdruck einer Verfalldatenliste. Mitarbeiter geht mit dieser Liste, holt die Ware, druckt automatisch eine Retourenliste und gibt die Wanne dem Großhandelsfahrer mit. Fertig.

oder die Bestellung. Eigentlich müsste sie automatisch gehen! Artikel wird an der Kasse abverkauft und löst damit beim POS eine Bestellung aus. Das Programm weiß, wann wo wie viel wieder nachbestellt werden muss. Das Personal hingegeben prüft noch sehr oft JEDE Bestellzeile. Das dauert und ist unnötig. Nicht der Bestellvorschlag der EDV müsste überprüft werden, sondern die Parameter der EDV müssen optimal eingestellt werden.

Genau so ist es leider mit der Anschaffung eines Automaten.
Teilweise sehe ich, das immer noch sehr zeitintensiv und mit viel Aufwand gearbeitet wird. Wenn Sie wirklich etwas Bewegen wollen, wenn Sie wirklich etwas ändern wollen, dann ist der Einbau des Automaten die beste Möglichkeit ALLE Arbeiten Ihres Personals genau zu betrachten!

Automatisch geht z.B. die Auslagerung der Verfalldatenliste. Die Liste wird in der Warenwirtschaft angeworfen (5 Min.) und an den Automat übergeben (2 Min.). Der Automat lagert die Artikel in eine Extrawanne aus (0 Min. Arbeitszeit für Ihr Personal). Der Retourenbeleg wird in die Wanne gelegt (1 Min.) und dem Fahrer übergeben.

Automatisch geht auch die Verarbeitung Ihrer Ladenhüter und der Prüfung der Nester. Ladenhüterliste wird in der Warenwirtschaft erstellt, an den Automaten weitergegeben. Automat lagert aus z.B. Alles was sich 13 Monate nicht bewegt hat. Retourenschein dazu, fertig.

Automatisch geht auch der Wareneingang, so dass wesentlich weniger Fehler bzw. Bestandsdifferenzen in der Apotheke vorkommen.

Nachdem wir leider nicht mehr die Helferin in der Apotheke haben, die 20 Jahre ganztags für die Warenwirtschaft zuständig war, muss dieser Bereich automatisiert und kritisch hinterfragt werden. Je mehr Sie Ihre Mitarbeiter in diesem Bereich „per Hand“ eingreifen lassen, desto höher – vor allem bei Teilzeitkräften – wird die Fehlerquote sein. Bestandsdifferenzen sind vorprogrammiert – und zum Abstellen wird wieder teure Arbeitszeit benötigt.

Mein Tipp: automatisieren Sie so weit wie möglich!
Nutzen Sie Ihre Warenwirtschaft im POS-Bereich aus UND mit einem Kommissionier-Automaten aus! Halten Sie Kontakt zum Anbieter und lassen Sie Ihre „EDV-Fachkraft“ umfangreich schulen. Dies gilt ganz besonders im Zusammenhang mit einem Kommissionierautomaten.

Erstellen Sie mit Ihren Mitarbeitern zusammen ein Konzept, was sich ändern wird und ändern Sie dies dann auch konsequent! Die Standardarbeiten fallen weg, müssen wegfallen, weil wir sie uns in der Apotheke nicht mehr leisten können. Das kann so etwas Einfaches, wie das Schreiben von Standortkärtchen per Hand
sein, es kann aber auch eine ständige Inventur sein, die nun automatisch geht und Ihnen viel Zeit spart.

Nutzen Sie dafür den Freiraum, die gewonnene Zeit, um Ihr Personal richtig einzusetzen. Optimale Lagerhaltung, geschicktes Einkaufen und das Personal vorne im HV beim Kunden sind die wichtigsten Bausteine einer erfolgreichen Apotheke.

Konsequente Umsetzung der gesamten Warenwirtschaft mit einem Kommissionier-automaten und dessen konzeptionelle Umstellung bringen Ihnen den Erfolg. Machen Sie nicht den Fehler, wie bei der Einführung von POS und lassen alles beim alten.

Ein JA zum Automaten ist ein JA zur Automatisierung und Optimierung!